BAB 5

STRUKTUR ORGANISASI

Pengorganisasian adalah menyusun dan menstrukturisasi pekerjaan untuk mencapai sasaran organisasi.

Struktur organisasi adalah susunan formal pekerjaan-pekerjaan didalam suatu organisasi.

 

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI STRUKTUR ORGANISASI

v STRATEGI

            Struktur organisasi seharusnya memfasilitasi pencapaian sasaran organisasi. Karena sasaran organisasi merupakan bagian terpenting dari strategi organisasi, sangatlah logis apabila strategi dan struktur saling terkait. Penelitian juga menunjukkan bahwa desain struktur tertentu berhasil baik pada strategi organisasi yang berbeda. Misalnya, fleksibilitas dan aliran bebas informasi dari struktur organic bekerja baik ketika suatu organisasi ingin mewujudkan inovasi yang unik dan bermanfaat.

v UKURAN ORGANISASI

            Perusahaan besar biasanya memiliki lebih dari 2000 karyawan cenderung untuk memiliki lebih banyak spesialisasi, departementalisasi, sentralisasi, dan aturan serta regulasi daripada organisasi kecil. Akan tetapi, begitu suatu organisasi berkembang hingga melampaui ukuran tertentu, ukuran tersebut memiliki pengaruh yang lebih sedikit terhadap struktur.

v TEKNOLOGI

            Riset awal mengenai dampak teknologi terhadap struktur organisasi bisa di telaah sejak era Joan Woodward. Woodward tidak bias menemukan pola yang konsisten hingga akhirnya ia membagi perusahaan ke dalam 3 kategori teknologi yang memiliki strata tingkat kompleksitas dan kecanggihan tertentu.

Produksi Unit : menggambarkan produksi barang-barang ke dalam unit-unit atau batch kecil.

Produksi Massal : menggambarkan proses manufaktur dalam batch besar

Produksi Proses : meliputi produksi dengan proses yang kontinu

Penelitian lain juga menunjukkan bahwa organisasi menyesuaikan strukturt mereka terhadap teknologi dengan mempertimbangkan seberapa rutinnya teknologi mereka digunakan untuk mengubah input menjadi output. Secara umum, semakin rutin teknologi yang digunakan, semakin mekanistik strukturnya, dan organisasi dengan teknologi yang kurang rutin digunakan cenderung lebih bersifat organic.

v KETIDAKPASTIAN LINGKUNGAN

            Sebagian organisasi menghadapi lingkungan yang stabil dan sederhana dengan ketidakpastian yang rendah, sementara organisasi lainnya menghadapi lingkungan yang dinamis dan kompleks dengan banyak ketidakpastian. Manajer berusaha meminimalkan ketidakpastian lingkungan ini dengan menyesuaikan struktur organisasinya. Dalam lingkungan yang stabil dan sederhana, desain mekanistik bias lebih efektif. Di sisi lain, dengan semakin tingginya ketidakpastian yang ada, suatu organisasi semakin membutuhkan fleksibilitas dari desain organic.

FUNGSI ATAU KEGUNAAN STRUKTUR ORGANISASI

1. Kejelasan Tanggung Jawab

Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.

2. Kejelasan Kedudukan

 Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang.

3. Kejelasan Uraian Tugas

 Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.

BAGAIMANA PROSES ORGANISASI

Ernest Dale (Stoner, 1986) memberikan pengorganisasian sebagai sebuah proses yang berlangkah jamak. Proses pengorganisasian tersebut digambarkan sebagai berikut.

Tahap pertama,yang harus dilakukan dalam merinci pekerjaan adalah menentukan tugas-tugas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Tahap kedua, membagi seluruh beban kerja menjadi kegiatan-kegiatan yang dapat dilaksanakan oleh perseorangan atau perkelompok.

Tahap ketiga, menggabungkan pekerjaan para anggota dengan cara rasional dan efisien.

Tahap keempat, menetapkan mekanisme kerja untuk mengkoordinasikan pekerjaan dalam satu kesatuan yang harmonis.

Tahap kelima, melakukan monitoring dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankandan meningkatkan efektifitas. Karena pengorganisasian merupakan suatu proses yang berkelanjutan, diperlukan penilaian ulang terhadap keempat langkah sebelumnya secara terprogram/berkala, untuk menjamin konsistensi, efektif dan efisien dalam memenuhi kebutuhan.

ELEMEN-ELEMEN STRUKTUR ORGANISASI

v SPESIALISASI KERJA

            Spesialisasi kerja adalah membagi aktivitas pekerjaan ke dalam tugas-tugas terpisah. Pekerja individu berspesialisasi dalam melakukan satu bagian aktivitas pekerjaan alih-alih keseluruhan aktivitas pekerjaan agar output kerjanya bertambah. Tugas dibuat spesifik, berulang dan memerlukan ketrampilan khusus

Asumsi : kesuksesan kinerja akan meningkat dengan melalui

pengulangan pekerjaan

Mulai dasawarsa 1960-an, spesialisasi dianggap using dalam titik tertentu, spesialisasi akan berdampak pada munculnya kebosanan, stress, produktivitas menurun, kualitas buruk, kemangkiran dan turn over tinggi.

v DEPARTEMENTALISASI

            Departementalisasi adalah dasar dimana beragam tugas kerja dikelompokkan bersama. Pada dasarnya ada 5 bentuk umum departementalisasi, yaitu :

1)     Departementalisasi Fungsional      (kelompok pekerjaan berdasarkan fungsi)

Keunggulan :

ü  Efisiensi dari pengumpulan spesialisasi yang serupa dan orang dengan kemampuan, pengetahuan, dan orientasi yang sama.

ü  Koordinasi di dalam bidang tersebut

ü  Spesialisasi yang semakin terasah

Kelemahan :

ü  Minimnya komunikasi antara berbagai bidang fungsional

ü  Terbatasnya sudut pandang sasran organisasi

2)     Departementalisasi Geografis        (kelompok pekerjaan berdasarkan wilayah geografis)

Keunggulan :

ü  Lebih efektif dan efisen dalam menangani permasalahan yang muncul diwilayah tertentu

ü  Memenuhi kebutuhan pasar di wilayah geografis tersebut secara lebih baik

Kelemahan :

ü  Duplikasi fungsi

ü  Bisa merasa terisolasi dari bidang organisasi lainnya

3)     Departementalisasi Produk            (kelompok pekerjaan berdasarkan lini produk)

Keunggulan :

ü  Memungkinkan spesialisasi dalam produk dan layanan tertentu

ü  Manajer bisa menjadi pakar dalam industry yang digeluti

ü  Lebih dekat dengan pelanggan

Kelemahan :

ü  Duplikasi fungsi

ü  Terbatasnya sudut pandang sasaran organisasi

4)     Departementalisasi Proses (kelompok kerja berdasarkan basis produk atau aliran konsumen)

Keunggulan :

ü  Aliran aktivitas kerja lebih efisien

Kelemahan :

ü  Hanya bisa diterapkan pada jenis produk tertentu saja

5)     Departementalisasi Konsumen      (kelompok kerja berdasarkan hakikat spesifik dan unik konsumen yang memiliki kebutuhan yang sama)

Keunggulan :

ü  Kebutuhan dan masalah pelanggan bisa ditangani oleh para spesialis

Kelemahan :

ü  Duplikasi fungsi

ü  Terbatsnya sudut pandang sasaran organisasi

v RANTAI KOMANDO

            Rantai komando adalah hierarki wewenang dari tingkat organisasi yang tinggi ke yang rendah, yang menegaskan siapa melapor kepada siapa. Untuk memahami rantai komando, anda harus memahami 3 konsep antara lain :

1.      Wewenang : hak mutlak dari posisi seorang manajer untuk memerintahkan apa yang harus dilakukan staf dan mengharapkan mereka melakukannya.

2.      Tanggung jawab : kewajiban atau ekspektasi untuk melakukan tugas-tugas yang diberikan.

3.      Kesatuan komando : prinsip manajemen yang menegaskan bahwa setiap orang seharusnya hanya melapor pada satu orang manajer saja.

v RENTANG PENGENDALIAN

            Rentang pengendalian adalah jumlah pekerja yang bisa dikelola seorang manajer secara efektif dan efisien. Menentukan rentang pengendalian itu penting karena, pada taraf yang lebih luas hal ini menentukan jumlah tingkatan dan manajer dalam suatu organisasi ang merupakan pertimbangan penting dalam mengukur seefisien apa suatu organisasi tersebut nantinya. Dengan menganggap hal ini sama, rentang yang makin lebar atau besar akan berdampak positif pada efisiensi.

v SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

            Sentralisasi adalah kadar dimana pengambilan keputusan terkonsentrasi pada tingkat level organisasi yang lebih tinggi. Sedangkan Desentralisasi adalah kadar dimana pekerja level bawah bisa memberikan input atau bahkan membuat keputusan.

Lebih Tersentralisasi :

·        Lingkungan kerja lebih stabil

·        Manajer level bawah kurang mampu atau berpengalaman dalam membuat keputusan dibandingkan manajer level atas

·        Manajer level bawah tidak mau memberikan suara dalam pembuatan keputusan

·        Keputusan biasanya relative minor

·        Organisasi cenderung menghadapi krisis atau beresiko atas kegagalan perusahaan

·        Organisasinya besar

·        Implementasi efektif dari strategi perusahaan bergantung pada manajer yang bersikukuh tentang apa yang terjadi

Lebih Terdesentralisasi :

·        Lingkungan kerja lebih kompleks, tidak pasti

·        Manajer level bawah mampu dan berpengalaman dalam membuat keputusan

·        Manajer level bawah ingin bersuara dalam pembuatan keputusan

·        Keputusannya signifikan

·        Kultur perusahaan terbuka untuk memungkinkan para manajer bersuara tentang apa yang terjadi

·        Perusahaan tersebar secara geografis

·        Implementasi efektif dari strategi perubahan bergantung pada manajer yang terlibat dan fleksibel dalam membuat keputusan

FORMALISASI

            Formalisasi adalah sestandar apa pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan dalam perusahaan dan taraf dimana perilaku pekerja dipandu oleh beragam aturan prosedur.

Formalisasi tinggi :

1. Terdapat uraian jabatan secara tertulis

2. Banyak aturan organisasi

3. Prosedur kerja yang jelas

Formalisasi rendah :

1. Aktivitas kerja relatif tidak terprogram

2. Karyawan mempunyai banyak keleluasaan dalam kerja

Bentuk-Bentuk Organisasi

Bentuk-bentuk organisasi dibedakan atas :

1.    Organisasi Fungsional

Suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

2.    Organisasi Fungsional dan Garis

Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.

3.    Organisasi Komite

Bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistik manajement.

4.    Organisasi Garis dan Staff

Suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal. Manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasehat.

5.    Organisasi Matrix

Organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan dimasing-masing bagian dari bagian perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.

SUMBER :

Buku Manajemen edisi kesepuluh, Stephen P. Robbins dan Mary Coulter

staff.uny.ac.id/..../STRUKTUR%20ORGANISASI%20&%20KONTROL....‎

xa.yimg.com/.../STRUKTUR+ORGANISASI+(Power+Point+Kel+3).ppt‎

http://makalahs1.blogspot.com/2012/12/pengorganisasian.html

http://blog.ub.ac.id/megakarunia/files/2013/06/bab-14.-struktur-dan-desain.pdf

http://terbelakang.blogspot.com/2012/04/struktur-organisasi-struktur-organisasi.html