BAB 8

KNOWLEDGE MANAGEMENT

PENGERTIAN MANAJEMEN DAN PENGETAHUAN

Manajemen ialah suatu cara untuk merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya untuk suatu tujuan. Sedangkan pengetahuan adalah data dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten. Sumber pengetahuan bisa berupa banyak bentuk, contoh, Koran, majalah, email, e-artikel, mailing list, e-book, kartu nama, iklan, dan manusia.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Daring, pengetahuan berarti segala sesuatu yg diketahui; kepandaian: atau segala sesuatu yang diketahui berkenaan dengan hal (mata pelajaran). Adapun pengetahuan menurut beberapa ahli adalah:

1.    Menurut Pudjawidjana (1983), pengetahuan adalah reaksi dari manusia atas rangsangannya oleh alam sekitar melalui persentuhan melalui objek dengan indera dan pengetahuan merupakan hasil yang terjadi setelah orang melakukan penginderaan sebuah objek tertentu.

2.    Menurut Ngatimin (1990), pengetahuan adalah sebagai ingatan atas bahan-bahan yang telah dipelajari dan mungkin ini menyangkut tentang mengikat kembali sekumpulan bahan yang luas dari hal-hal yang terperinci oleh teori, tetapi apa yang diberikan menggunakan ingatan akan keterangan yang sesuai.

3.    Menurut Notoatmodjo (2007), pengetahuan adalah merupakan hasil dari tahu dan ini setelah orang melakukan penginderaan terhadap obyek tertentu. Penginderaan terjadi melalui panca indera manusia, yakni indera penglihatan, pendengaran, penciuman, rasa dan raba. Sebagaian besar pengetahuan manusia diperoleh melalui mata dan telingan.

MANAJEMEN PENGETAHUAN

Manajemen pengetahuan merupakan proses / kegiatan merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten.

Manajemen pengetahuan merupakan suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi manajemen pengetahuan bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.Dengan adanya manajemen pengetahuan maka akan terjamin kinerja yang baik dalam suatu organisasi.

Knowledge dalam hal ini tidak diterjemahkan, karena pengertian knowledge itu sendiri masih diperdebatkan.Knowledge bukan hanya pengetahuan, menurut Thomas Davenport dan Laurence knowledge didefinisikan sebagai berikut: "Knowledge merupakan campuran dari pengalaman, nilai, informasi kontektual, pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi. Di perusahaan knowledge sering terkait tidak saja pada dokumen atau tempat penyimpanan barang berharga, tetapi juga pada rutinitas, proses, praktek dan norma perusahaan." [DAVE 1998].

Berdasarkan definisi tersebut diatas, knowledge menjadi sangat penting dengan alasan sebagai berikut:

a. Knowledge adalah aset institusi, yang menentukan jenis tenaga kerja, informasi, ketrampilan dan struktur organisasi yang diperlukan.

b.  Pengetahuan dan pengalaman perusahaan merupakan sumber daya yang berkelanjutan (sustainable resources) dari keuntungan daya saing kompetitif (competitive advantages) dibandingkan dengan produk andalan dan teknologi tercanggih yang dimiliki.

 c. Pengetahuan dan pengalaman mampu menciptakan, mengkomunikasikan dan mengaplikasikan pengetahuan mengenai semua hal terkait untuk mencapai tujuan bisnis.

JENIS-JENIS KNOWLEDGE

Knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu Explicit knowledge dan Tacit Knowledge, yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

a. Explicit Knowledge

Adalah sesuatu yang dapat diekspresikan dengan kata-kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk ilmiah, spesifikasi, manual dan sebagainya. Knowledge jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan sistematis. Explicit knowledge juga dapat dijelaskan sebagai suatu proses, metoda, cara, pola bisnis dan pengalaman desain dari suatu produksi.

b. Tacit Knowledge

Adalah knowledge dari para pakar, baik individu maupun masyarakat, serta pengalaman mereka. Tacit knowledge bersifat sangat personal dan sulit dirumuskan sehingga membuatnya sangat sulit untuk dikomunikasikan atau disampaikan kepada orang lain. Perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik serta petunjuk praktis (rule-of-thumb) termasuk dalam jenistacit knowledge.

KLASIFIKASI KNOWLEDGE

Knowledge dapat diklasifikasikan dalam 3 kerangka :  Core knowledge,  Advanced  knowledge  dan  Innovative knowledge [TIWA 2000].

a. Core knowledge

Merupakan knowledge yang dibutuhkan untuk melaksanakan bisnis perusahaan. Pada dasarnya tidak menghasilkan suatu yang membedakan perusahaan dengan kompetitor.

b.  Advanced knowledge

Merupakan knowledge yang membuat suatu perusahaan mungkin untuk bersaing (competitively viable), dimanaknowledge ini memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan sesuatu yang membedakan dengan kompetitor.

c. Innovative knowledge

Merupakan knowledge yang memungkinkan perusahaan untuk memimpin industrinya dan yang membedakannya dengan kompetitor. Menurut Michael Zack Innovative knowledge dapat memungkinkan sebuah perusahaan untuk merubah aturan main bisnis.

Sedangkan komponen teknologi untuk meningkatkan nilai tambah suatu organisasi adalah:

a. Fasilitas fisik – technoware

b. Kemampuan manusia – humanware

c. Fakta terdokumentasi – infoware

d. Kerangka kerja organisasi – orgaware

FUNGSI KNOWLEDGE MANAGEMENT

Knowledge Management memiliki fungsi penting yang terbagi dalam 4 (empat) hal sebagai berikut [DAVI 2003]:

a.    Identifikasi aset kunci dari knowledge yang ada di perusahaan.

b.    Merefleksikan apa yang organisasi tahu.

c.     Saling berbagi (sharing) segala knowledge kepada siapapun yang membutuhkannya.

d.    Menerapkan penggunaan knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi.

STRATEGI KNOWLEDGE MANAGEMENT

Komponen kritis knowledge yang dibutuhkan dalam pelaksanaan strategi KM yang berhasil adalah sebagai berikut [DAVI 2003]:

a.    Sumber dan aliran knowledge yang tepat bagi organisasi.

b.    Teknologi yang tepat untuk menyimpan dan mengkomunikasikan knowledge tersebut.

c. Budaya kerja yang tepat sehingga pekerja termotivasi untuk memanfaatkan knowledge tersebut.

TRANSFER KNOWLEDGE

Kecenderungan yang muncul dalam perusahaan adalah bahwa kegiatan berbagi knowledge yang terjadi bersifat lokal dan terpisah. Umumnya seseorang akan bertanya pada pihak yang paling mudah ditemui atau yang sudah dikenal baik daripada mencari pihak yang paling tepat. Maka dibutuhkan pembentukan hal-hal berikut untuk memperbaiki kegiatan saling berbagi dan transfer knowledge:

1. Knowledge map, memetakan dimana knowledge berada dalam perusahaan, rincian tentang siapa mengetahui apa dan berada dimana.

2. Talk space, menyediakan tempat yang bertujuan untuk memberikan kesempatan bagi pegawai untuk berbicara dengan yang lain dalam suasana informal.

3. Smart office layout, merancang ruang kerja yang dapat memberikan kontribusi bagi lingkungan yang efektif untuk kegiatan pembelajaran.

4. Dedicated Knowledge-Sharing event, mengadakan kegiatan “knowledge fair” atau forum untuk saling berbagi knowledge. Memberikan kesempatan bagi pegawai yang tidak pernah bertemu dalam kegiatan kerja sehari-hari untuk saling bertukar. Dalam hal ini struktur yang tidak terlalu ketat paling baik dalam konteks knowledge sharing, sehingga peserta dapat menentukan cara masing-masing dalam memenuhi kebutuhannya.

5. Common languange. Faktor utama keberhasilan kegiatan transfer knowledge adalah memiliki “bahasa umum” dalam berkomunikasi dengan seluruh pegawai dalam suatu perusahaan. Kegiatan ini dimulai dengan membentuk daftar kata dan perbendaharaannya, kemudian diterjemahkan dalam bahasa yang dimengerti bersama.

6. Knowledge leader, menentukan pihak yang dapat menggunakan sumber daya, menguasai logika dari knowledge-sharing, memonitor partisipasi pegawai dan menjadi contoh dari sikap saling berbagi.

7. A change in culture. Menciptakan budaya dimana pegawai sangat ingin membagi  knowledge yang mereka miliki. Hal ini merupakan tantangan mengingat sifat dasar dari saling berbagi adalah suka rela. Cara termudah adalah dengan menghilangkan penghalang dari kegiatan penyebaran knowledge.

8.Room for tension, disebut juga fusion, creative abrasion ataucreative tension. Menyatukan pegawai dari bagian yang berbeda untuk bersama-sama penyelesaikan suatu permasalahan. Hal ini dibutuhkan karena pembelajaran dan solusi inovatif kerap terjadi saat seseorang dikondisikan untuk meluaskan pemikiran mereka dalam cara yang baru.

IMPLIKASI PADA SUMBER DAYA MANUSIA DI PERUSAHAAN

Langkah yang dilakukan setelah perusahaan mengidentifikasikan knowledge yang telah dimiliki, serta yang harus diakusisi, adalah analisis terhadap infrastruktur information communication technology  atau ICT dan kondisi sumber daya manusia.

Permasalahan yang berkaitan dengan kegiatan akuisisi adalah :

a. Berbagi/ menularkan (sharing) knowledge.

b. Pemanfaatan (utilization) knowledge

Beberapa hal yang sering muncul dalam masing-masing kegiatan adalah sebagai berikut :

a. Akuisisi :

1. Perusahaan tidak memiliki kebijakan yang efektif untuk mendukung akusisi knowledge.

2. Daya serap karyawan rendah, sehingga kegiatan akusisi tidak efektif.

b. Berbagi (sharing) :

1. Karyawan enggan atau tidak memiliki cukup waktu untuk berbagi knowledge.

2. Perusahaan tidak memiliki kebijakan serta praktek saling berbagi knowledge.

c. Pemanfaatan

1. Karyawan lebih senang menjalani hal-hal yang biasa dilakukan (rutin), enggan menerapkan  knowledge   baru.

2. Perusahaan tidak memiliki kebijakan serta praktek yang mendukung pemanfaatan  knowledge   baru.

STRATEGI KNOWLEDGE MANAGEMENT

Strategi dalam Manajemen Pengetahuan :

• Buat perkiraan kalau setiap orang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan menyalurkan pengetahuannya
• Mendapatkan pengetahuan yang relevan eksternal secara sistematis terhadap organisasi.
• Belajar merancang suatu acara dalam berorganisasi untuk mendapatkan dan berbagi pengetahuan/pengalaman
• Mengembangkan cara-cara berpikir dan belajar secara kreatif dan generatif
•Mendukung dan menghargai inovasi dan penemuan
• Melatih staf dalam penyimpanan dan pengambilan pengetahuan
• Mendukung adanya pencampuran tim dan kerja secara bergantian untuk memaksimalkan penyaluran pengetahuan tanpa adanya batasan
• Mengembangkan basis pengetahuan yang berharga dan mempelajari beberapa kebutuhan organisasi
• Menciptakan sistem mekanisme untuk pengumpulan dan penyaluran pelajaran
• Perpindahan dari pembelajaran ke sistem kerja (kurang dari 10 persen pembelajaran yang terjadi di kelas pelatihan yang pernah ada di pekerjaan. Persentase ini dapat ditingkatkan dengan cara tertentu

IMPLIKASI MANAJEMEN PENGETAHUAN DALAM DUNIA PENDIDIKAN

 Pendidikan merupakan salah satu cara mempersiapkan SDM yang berkualitas, dengan pendidikan kualitas SDM dapat ditingkatkan, dengan pendidikan pengetahuan masyarakat dapat dikembangkan sehingga mampu meningkatkan keahlian dirinya dalam menjalankan kehidupannya pada saat ini dan dimasa datang.

Perubahan kehidupan masyarakat dalam berbagai bidangnya akibat globalisasi dan perkembangan teknologi informasi yang cepat memerlukan sikap adaptif sekaligus antisipatif. Mempersiapkan generasi muda bangsa yang berkualitas dan kompetitif jelas merupakan suatu keharusan agar mereka dapat menghadapi berbagai tantangan yang terjadi sebagai dampak dari perubahan tersebut.

Pentingnya pendidikan dalam meningkatkan kualitas SDM makin diperkuat dengan kecenderungan yang terus berkembang tentang makin pentingnya posisi pengetahuan dalam konteks perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di era global dewasa ini. Berkembangnya manajemen pengetahuan dalam mengelola SDM menjadikan perlunya lembaga pendidikan melakukan antisipasi terhadapnya, hal ini didasarkan pada alasan-alasan berikut :

• Pendidikan/lembaga pendidikan bergerak dalam membina peserta didik untuk meningkatkan pengetahuannya yang dapat bermanfaat dan atau dimanfaatkan pemiliknya untuk menjalankan perannya di masyarakat.

• Oleh karena itu maka lembaga pendidikan harus mengelola pengetahuannya guna mencapai tujuan yang ditetapkan yang meninfkatkan kualitas SDM baik dalam pengetahuan, keterampilan, maupun sikap yang nantinya akan sangat bermanfaat bagi kehidupan dirinya maupun masyarakat.

ALIRAN PENGETAHUAN DAN INTERAKSINYA

Mengatur suatu pengetahuan adalah suatu kebiasaan atau habit. Ketika suatu proses, keadaan dan aktivitas suatu bisnis para pelaku manajemen pengetahuan cenderung menggunakan suatu metode dalam menganalisanya. Dalam proses analisa terdapat sesuatu yang dinamakan siklus/aliran pengetahuan (Knowledge flow).

• Penciptaan pengetahuan (creation)
Tahap memasukkan segala pengetahuan yang baru kedalam sistem, termasuk juga pengembangan pengetahuan dan penemuan pengetahuan.
• Penyimpanan pengetahuan (retention)
Ini adalah tahap penyimpanan pengetahuan kedalam sistem agar pengetahuan selalu awet. Proses ini juga menjaga hubungan antara pengetahuan dengan sistem.
• Pemindahan pengetahuan (transfer)
Menyangkut dengan aktifitas pemindahan pengetahuan dari satu pihak ke pihak lain. Termasuk juga dengan komunikasi, penerjemahan, konversi, penyaringan dan pengubahan.
• Penggunaan pengetahuan (utilization)
Kegiatan yang berhubungan dengan aplikasi pengetahuan sampai pada proses bisnis, termasuk dalam tahap penggunaan pengetahuan.

MENCIPTAKAN PENGETAHUAN

Ada sejumlah kegiatan yang organisasi dapat melakukan untuk menciptakan pengetahuan :

• Publikasi

Penciptaan pengetahuan ini terjadi ketika seseorang mengambil sebuah pengetahuan yang ada meningkatkan pengetahuan tacit, dan menciptakan sesuatu yang baru yang bisa dijerat seluruh organisasi. Misalnya, controller menggunakan pengetahuan tacit perusahaan hadir dengan sistem baru pengendalian anggaran untuk organisasi. Nonaka mencatat bahwa orang Jepang sangat baik untuk mengembangkan jenis pengetahuan.

• Action Learning

Pendekatan untuk penciptaan pengetahuan, seperti yang dijelaskan dalam Bab 3, melibatkan bekerja pada masalah nyata, berfokus pada pelajaran dan benar-benar melaksanakan solusi. Dia, persamaan belajar untuk belajar tindakan adalah: belajar = instruksi yang diprogramkan (pengetahuan yang sedang digunakan) + bertanya (ide-ide segar yang belum diketahui; Belajar tindakan berdasarkan pengalaman dan pengetahuan dari seorang individu. atau kelompok dan pekerja terampil, mempertanyakan hasil kreatif segar, pengetahuan baru.

• Pemecahan Masalah

Sedangkan pemecahan masalah yang kebanyakan program dan alat-alat yang relatif lurus ke depan dan mudah dikomunikasikan, “pola pikir yang diperlukan ‘menurut David Garvin, Bisnis Profesor di Harvard University, jauh” lebih sulit untuk menyiapkan …. Karyawan harus menjadi lebih disiplin dalam pemikiran mereka dan lebih memperhatikan detail. “Mereka terus-menerus harus menekan untuk akurasi, dan” mendorong melampaui gejala yang jelas untuk menilai penyebab, sering mengumpulkan bukti ketika kebijaksanaan konvensional mengatakan tidak perlu “(” Membangun Organisasi Pembelajaran “Harvard Business Review, Juli-Agustus, 1993, pp 81 -82.).Semua karyawan dilatih dalam pemecahan masalah dan bagaimana menggunakan alat yang tepat dalam empat bidang: (1) menghasilkan ide-ide dan mengumpulkan informasi, (2) konsensus, (3) menganalisis dan menampilkan data dan (4) perencanaan tindakan.

• Eksperimentasi

Bentuk penciptaan pengetahuan berbeda dari belajar dengan melakukan dan masalah sistematis dalam bahwa tidak termotivasi oleh situasi saat ini atau masalah, tapi kemungkinan masalah dan memperluas cakrawala. Contoh pengembangan eksperimental inovasi asli oleh F & D, proyek percontohan dan “toolkit” (tergantung Inde karyawan pencarian ¬.) Pengujian dapat menjalankan program atau proyek percontohan yang unik: program yang sedang berlangsung termasuk serangkaian percobaan kecil yang dirancang untuk menghasilkan keuntungan tambahan dalam pengetahuan. Bentuk-bentuk penciptaan pengetahuan merupakan tulang punggung dari banyak program total perbaikan terus menerus kualitas dan biasanya ditemukan di lantai Belajar lokakarya organisasi-organisasi seperti Corning dan Chaparral Steel telah sangat berhasil dalam menciptakan teknologi baru dengan teknik ini. proyek Demonstrasi biasanya lebih besar dan lebih kompleks dan biasanya melibatkan holistik, perubahan sistem

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENCIPTAAN PENGETAHUAN

Berdasarkan hasil studi dari Szulanski (1996) yang mendiskusikan permasalahan dalam proses pengalihan pengetahuan dari orang/kelompok ke orang/kelompok lain, serta pengamatan empiris dari peran perpustakaan, pusat informasi atau pusat dokumentasi dalam proses penciptaan pengetahuan, maka dapat disampaikan sebagai berikut:

a. Akses pada informasi.

Diketahui bahwa kemampuan penciptaan pengetahuan organisisaional bergantung pada kemampuan semua individu dalam organisasi untuk dapat akses pada gagasan, informasi, dan pengalaman karyawan lain atau pihak lain diluar organisasi à pada aspek ini ada dua peran perpustakaan,dokumentasi dan informasi, yaitu :

1) peningkatan akses melalui penelusuran berbagai informasi dan pengetahuan dari berbagai sumber dan secara proaktif, berdasarkan analisis historis permintaan para pengguna, menyampaikan informasi dan pengalaman tersebut pada pengguna.

2) Peningkatan akses melalui pemberian saran alternatif cara memperoleh dan bentuk informasi serta pengalaman yang dibutuhkan pengguna.

b. Refleksi atas tindakan masa lalu .

Seperti kita ketahui bersama bahwa kemampuan penciptaan pengetahuan organisasi juga bergantung pada evaluasi pengalaman masa lalu oleh karyawan, yang menyebabkan peningkatan pemahamannya atas bagaimana suatu kejadian dan akibat pengalaman masa lalu bermanfaat pada masa kini à pada aspek ini peran nya adalah meningkatkan kemungkinan untuk terjadinya refleksi melalui pemberian induksi berupa informasi dan pengalaman pihak lain pada pengguna/peneliti internal untuk digunakan dalam proses menggugat dan merekonstruksi perspektif, keputusan dan pengalaman selama ini.

c. Kemampuan menyerap.

Diketahui bahwa kemampuan mengasimilasikanpengetahuan baru bergantung pada kenyataan apakah individu-individu telahmemiliki pengetahuan yang berkaitan dengan pengetahuan yang baru diterima sehingga memungkinkan mereka untuk memahami dan menyerap informasi baru yang dipindahkan pada mereka  peran perpustakaan adalah meningkatkan kemampuan penyerapan pengetahuan melalui secara proaktif memberikan informasi dan pengalaman orang lain yang relevan dengan bidang kompetensi yang sedang didalami oleh pengguna/peneliti saat ini.

d. Kemampuan belajar.

Rekombinasi produktif yang terjadi di organisasi bergantung pada kemampuan karyawan belajar dari perubahan-perubahan dan pengetahuan yang telah dikembangkan oleh karyawan dalam organisasi. Bila karyawan terus menerus belajar dan selalu mengikuti perubahan-perubahan teknologi atau pengetahuan pada aspek ini adalah meningkatkan kemampuan belajar individu-individu melalui pemberian informasi dan pengalaman pihak lain yang terkini (up to date) atau (current information) pada para pengguna.

e. Persepsi

Bahwa kegiatan pertukaran dan kombinasi pengetahuan adalah berharga tidak  semua peneliti atau karyawan aktif mencari informasi, bahkan informasi yang telah tersediapun belum tentu dibaca, maka bila peneliti atau karyawan menggunakan informasi yang dapat diakses, maka karyawan/peneliti harus percaya bahwa sesuatu yang berharga akan dihasilkan dari upayanya mengkombinasikan dan mempertukarkan pengetahuan pada aspek ini meningkatkan motivasi para pengguna untuk memanfaatkan seluruh fasilitas perpustakaan yang ada dan menunjukkan bahwa pemanfaatan jasa perpustakaan akan meningkatkan kualitas dan kelancaran kerja para pengguna.

CARA MEMPEROLEH PENGETAHUAN DARI DALAM ORGANISASI

Kemampuan untuk belajar dari apa yang bagian lain dari organisasi lakukan untuk menjadi salah satu sumber utama nilai tambah bagi perusahaan. Organisasi dapat memperoleh pengetahuan internal dengan:

• Memanfaatkan pengetahuan karyawan,
• Belajar dari pengalaman,
• Melaksanakan proses perubahan terus menerus

PENYIMPANAN DAN PENGAMBILAN PENGETAHUAN

 Dalam menyimpan pengetahuan, organisasi terlebih dulu harus menentukan hal-hal penting yang harus dipertahankan, dan bagaimana cara mempertahankanya. Penyimpanan pengetahuan meliputi teknis (catatan, database, dll) dan proses manusia (memori kolektif dan individu, konsesnsus).

Pengetahuan yang disimpan harus :

• Terstruktur dan disimpan sehingga sistem dapat menemukan dan mengirimkannya dengan cepat dan benar. Sebab Informasi akan diambil oleh berbagai kelompok orang dalam tata krama berbeda.
• Terbagi dalam beberapa kategori seperti fakta-fakta, kebijakan, atau prosedur atas dasar kebutuhan belajar.
• Terorganisir, sehingga dapat disampaikan dengan cara yang jelas dan ringkas.
• Akurat, tepat waktu, dan tersedia bagi mereka yang membutuhkannya.

Pengambilan pengetahuan dapat dikendalikan (pengguna memicu pengambilan) dan juga dapat berjalan secara otomatis (situasi memicu pengambilan, tergantung situasi).

SUMBER :

http://rizcafitria.wordpress.com/2011/04/30/manajemen-pengetahuan/

http://matakuliahmanajemenpengetahuan.wordpress.com/2013/03/01/tugas-1-8/

http://hendrosetiadiwiguna.blogspot.com/2012/01/makalah-knowledge-management.html