KOMUNIKASI
PENGERTIAN
KOMUNIKASI
Komunikasi
adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari
seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari
sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah,
intonasi, titik putus vokal dan sebagainya. Perpindahan efektif tidak hanya
transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan mengirimkan dan
menerimanya sangat tergantung pada ketergantungan pada
keterampilan-keterampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara, dan
lain-lain ) untuk membuat sukses pertukaran informasi.
Komunikasi
adalah proses untuk menciptakan atau menimbulkan kesamaan. Harold D.
Lasswell menjelaskan komunikasi sebagai jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan: Who, Say what, In which channel, To whom, ith
what effect? Kalimat ini kemudian dikenal sebagai formula Lasswell
(Effendy, 1993; 256). Dari apa yang dikemukakan Laswell tersebut pada intinya
mencakup unsur-unsur dari komunikasi, yaitu adanya; komunikator, pesan
yang disampaikan, media yang digunakan, komunikan/audiens, dan efek. Secara
sederhana dapatlah diartikan bahwa komunikasi merupakan kegiatan
penyampaian pesan dengan tujuan menyamakan makna dari seseorang/lembaga
(komunikator) kepada orang lain/audiens (komunikan).
Ditinjau dari
bentuknya, komunikasi meliputi:
a..komunikasi
personal: intrapersonal, anterpersonal,
b. komunikasi kelompok:
small group, large group,
c. komunikasi massa,
d. komunikasi media.
Kemudian dilihat
sifatnya, komunikasi meliputi:
a. tatap muka
b. bermedia,
c. verbal: lisan,
tulisan,
d. nonverbal:
kial/gestural, bergambar/pictorial.
PENGERTIAN
KOMUNIKASI MENURUT PARA AHLI
Pendapat dari Soewarno Handaya
Ningrat: Komunikasi
adalah proses interaksi atau hubungan saling pengertian satu sama lain antara
sesama manusia. Proses interaksi atau hubungan satu sama lain yang dikehendaki
oleh seorang dengan maksud agar dapat diterima dan dimengerti antara sesamanya.
Pendapat dari T. Hani Handoko: Komunikasi adalah proses pemindahan
pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain.
Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedarkata-kata yang
digunakan dalam percakapan, tetapijuga ekspresi wajah, intonasi, titik putus
tidak hanya memerlukan transmisi data, tetapi bahwa tergantug pada ketrampilan-
ketramilan tertentu untuk membuat sukses pertukaran informasi.
Pendapat dari Sukanto
Reksodiprojo: Komunikasi
adalah usah mendorong orang lain untuk menginterprestasikan pendapat seperti
apa yang dikehendaki oleh orang yang mempunyai pendapat tersebut serta
diharapkan diperoleh titik kesamaan untuk pengertian.
Di
dalam proses komunikasi ada beberapa elemen kunci yang harus diperhatikan agar komunikasi
dapat berjalan efektif antara lain:
·
Berpikir (thinking)
·
Pencatatan (encoding)
·
Menyalurkan (transmitting)
·
Merasakan (perceiving)
·
Menguraikan (deciding)
·
Pemahaman (understanding)
Proses
komunikasi dapat dilihat dari unsur-unsur yang terdapat, berkaitan dengan siapa
pengirimnya (komunikator), apa yang dikatakan atau dikirimkan (pesan), saluran
kommunikasi apa yang digunakan (media), ditujukan untuk siapa (komunikan), dan
apa akibat yang akan ditimbulkannya (efek). Dalam proses komunikasi, kewajiban
seorang pengirim atau komunikator adalah mengusahakan agar pesan-pesannya dapat
diterima oleh penerima (komunikan) sesuai dengan kehendak pengirim. Model
proses komunikasi secara umum dapat memberikan gambaran kepada pengelola
organisasi, bagaimana mempengaruhi atau mengubah sikap anggota/stakeholder-nya
melalui desain dan implementasi komunikasi.
Prinsip-prinsip
komunikasi yang harus dilakukan komunikator antara lain:
1. Penuh
minat terhadap materi pesan,
2. Menarik
perhatian bagi komunikan,
3. Dilengkapi
alat peraga,
4. Menguasai
alat peraga,
5. Mengulangi
bagian yang penting,
6. Memiliki
kegunaan, dan
7. Jangan
menganggap bahwa setiap orang sudah mengerti pesan yang kita berikan (perlu
umpan balik).
Goldhaber
(1986) menyatakan definisi komunikasi organisasi : “organizational
communication is the process of creating and exchanging messages within a
network of independent relationship to cope with environmental
uncertainty”. Dengan kata lain komunikasi organisasi adalah proses
menciptakan dan saling tukar menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang
saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti.
Dari definisi tersebut terdapat 7 konsep kunci, yaitu proses, pesan, jaringan,
ketergantungan satu sama lain, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian.Berikut
ini merupakan konsep kunci komunikasi organisasi (Muhammad: 2005)
1. Proses
Suatu
organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan
dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan
menukar informasi ini berjalan terus menerus dan tidak ada hentinya, maka
dikatakan sebagai suatu proses.
2. Pesan
Yang
dimaksudkan dengan pesan adalah susunan simbol yang penuh
arti tentang objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain.
Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental,
memberi nama pada gambaran tersebut dan mengembangkan suatu perasaan
terhadapnya. Komunikasi tersebut efektif jika pesan yang dikirimkan
itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim.
3. Jaringan
Organisasi
terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan
tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini
sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan
komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya 2 orang,
beberapa orang atau bahkan seluruh organisasi. Hakikat dan luas jaringan ini
dipengaruhi banyak faktor, antara lain: hubungan peranan, arah dan
arus pesan, hakikat seri dan arus pesan, dan isi dari pesan
4. Ketergantungan
Bila
suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh pada
bagian yang lainnya dan mungkin juga pada seluruh sistem organisasi. Begitu
pula halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi perlu dukungan untuk
saling melengkapi agar organisasi dapat berjalan dengan baik.
5. Hubungan
Hubungan manusia
dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua
orang atau dyadic sampai pada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dalam
kelompok - kelompok kecil, maupun besar, dalam organisasi.
6. Lingkungan
Lingkungan
adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam
pembauatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat
dibedakan menjadi lingkungan internal (karyawan, staf, golongan fungsional dari
organisasi dan komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk, dsb) dan
lingkungan eksternal (pelanggan, pesaing dan teknologi)
7. Ketidakpastian
Untuk
mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan
diantara anggota, melakukan suatu penelitian serta pengembangan organisasi.
Ketidakpastian dalam suatu organisasi juga disebabkan terlalu banyak informasi
yang diterima daripada sesungguhnya yang diperlukan untuk menghadapi lingkungan
mereka.
FUNGSI
KOMUNIKASI ORGANISASI
Sendjaja
(1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai
suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu
organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik
dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi
dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi
ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan
karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di
samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan
kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan
peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang
berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang
yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan
untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi
perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan
tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi,
kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang
diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk
mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang
dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih
besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya.
Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk
menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan
pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal
tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam
organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b.
Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa
istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata.
Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang
lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
JENIS
KOMUNIKASI
Untuk
mengetahui komunikasi antara pimpinan perusahaan dengan karyawan komunikasi
dibedakan menjadi dua menurut jenisnya:
a.
Downward Communication
Koordinasi melalui rencana yang telah dibuat (by plan) yang dapat dikatakan koordinasi itu mencapai bentuk komunikasi yang akhirnya berjalan kebawah. Komunikasi ini bersifat satu arah dari pemimpin kepada bawahanya. Informasi yang disampaikan meliputi antara lain, kebijaksanaan pemimpin, peraturan, ketentuan yang harus diikuti oleh pekerja. jadwal kegiatan atau program dan alokasi sumber-sumber.
Makin jelas atau pasti suatu kegiatan atau pekerjaan makin kurang bimbingan atau pemrosesaninformasi yang diperlukan, sehingga pemimpin cukup mengkoordinasikan pekerjaan bawahan melalui rencanakerja yang telah disiapkan.
b. Upward Communication
Koordinasi melalui umpan balik (feed back), berarti komunikasi teratur keatas, dari bawahan kepimpinan terutama dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat teknis, pemimpin atau manajer sangat memerlukan input informasi yang berupa laporan, saran dari bawahan untuk dapat mengkoordinasikan seluruh kegiatan itu.
POLA KOMUNIKASI ORGANISASI
Bagaimana
pola komunikasi (pattern of commnunication) terjadi dalam suatu
organisasi? Secara umum pola pola komunikasi dapat dibedakan menjadi menjadi
saluran komunikasi formal (formal communication channel) dan saluran
komunikasi non formal (informal communication channel)
1. Saluran Komunikasi Formal
Dalam
kaitannya penyampaian informasi dari manejer kepada bawahan, pola informasi
transformasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah(downward
communication), komunikasi dari bawah ke atas (upward communication),
komunikasi horizontal (horizontal communication), dan komunikasi
diagonal(diagonal communication).
Komunikasi dari atas
ke bawah
Komunikasi
dari atas ke bawah dipakai untuk menyampaikan informasi, mengarahkan,
mengoordinasikan, memotivasi, memipin, dan mengendalikan berbagai kegiatan di level
bawah. Jalur yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan
penyampaian pesan yang yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun
prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Namun salah satu
kelemahan komunikasi jalur ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan
ataupun sensor informasi.
Komunikasi dari
bawah ke atas
Dalam
struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas berati alur pesan yang
disampaikan berasal dari bawah(karyawan) menuju ke atas (manajer). Dalam alur
komunikasi ini ide/gagasan penyamapaian pesan berasal dari bawahan. Bawahan
terlibat secara langsung dalam proses pengambilan keputusan. Untuk mencapai
keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas manajer harus percaya kepada
bawahannya. Namun salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah
kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saja, sedangkan
informasi yang agak berkesan negative atau tidak disenangi manajer cenderung
disimpan atau tidak disampaikan.
Komunikasi Horizontal/lateral
Komunikasi
horizontal merupakan komunikasi antar manajer antasejawat atau antar karyawan.
Tujuan komunikasi horizontal melakukan persuasi, memengaruhi dan memberikan
informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan seajajar.
Komunikasi horizontal bersifat koordinatif diantara mereka yang memeiliki
posisi sederajat baik di dalam satu departemen maupun beberapa departemen.
Komunikasi diagonal
melibatkan
antara dua tingkat (level) yang berbeda. Bentuk komunikasi diagonal diantaranya
adalah :
- Penyebaran informasi bisa
menjadi lebih cepat ketimbang betuk komunikasi tradisional
-
Memungkinkan individu dari berbagai bagaian atau departemen ikut membantu
menyelesaikan masalah dalam organisasi
Namun
dalam komunikasi diagonal ini juga memiliki kelemahan. Salah satunya
kelemahannya adalah komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang
rutin yang telah berjalan normal.
2. Saluran Komunikasi Informal
Komunikasi
informal cenderung luwes/fleksibel atau tidak keta, sebagaiamana komunikasi
yang terjadi pada saat istiraht-istirahat kantor. Dalam jaringan komunikasi
informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang
hierarki pangkat kedudukan/jabatan dapat berkomunikasi secara luas.
GAYA KOMUNIKASI
Enam gaya komunikasi
menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss
1. The
Controlling Style
controlling
style communication ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi,
memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang
yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah
atau one-way communications.
2. The
equalitarian style
Dalam gaya komunikasi
ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota
organnisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat
dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian,
memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian
bersama
3. The
Structuring Style
Gaya
komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara
tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan,
penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi.
4. The
Dynamic style
Gaya
komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim
pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada
tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering
dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga
(salesmen atau saleswomen).
5. The
Relinguishing Style
Gaya
komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat
ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun
pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol
orang lain.
6. The
Withdrawal Style
Akibat
yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi,
artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk
berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun
kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.
FAKTOR-FAKTOR
YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI
Untuk
mencapai komunikasi yang efektif perlu diperhatikan faktor-faktor yang
mempengaruhi. Adapun faktor-faktornya adalah sebagai berikut:
- Komunikasi
Harus Tepat Waktu dan Tepat Sasaran
Ketepatan waktu
dalam menyampaikan komunikasi harus betul-betul diperhatikan, sebab apabila
penyampaian komunikasi tersebut terlambat maka kemungkinan apa yang disampaikan
tersebut tidak ada manfaatnya lagi.
- Komunikasi
Harus Lengkap
Selain
komunikasi yang disampaikan harus mudah dimengerti oleh penerima komunikasi,
maka komunikasi tersebut harus lengkap sehingga tidak menimbulkan keraguan bagi
penerima komunikasi. Hal itu perlu ditekankan, sebab meskipun komunikasi mudah
dimengerti tetapi apabila komunikasi tersebut kurang lengkap, maka hal itu
menimbulkan keraguan bagi penerima komunikasi, sehingga pelaksanaan tidak
sesuai dengan apa yang diinginkan.
- Komunikasi
Perlu Memperhatikan Situasi dan Kondisi
Dalam
menyampaikan suatu komunikasi, apalagi bilamana komunikasi yang harus
disampaikan tersebut merupakan hal-hal yang penting yang perlu pengertian
secara mendalam, maka faktor situasi dan kondisi yang tepat perlu diperhatikan.
Apabila solusi dan kondisi dirasakan kurang tepat , bilamana komunikasi yang
akan disampaikan tersebut dapat ditunda maka sebaiknya penyampaian komunikasi
tersebut ditangguhkan.
- Komunikasi
Perlu Menghindarkan Kata-kata Yang Tidak Enak
Agar
komunikasi yang disampaikan mudah dimengerti dan diindahkan maka perlu
dihindarkan kata-kata yang kurang baik. Dengan kata-kata yang kurang enak ini
dimaksudkan adalah kata-kata yang dapat menyinggung perasaan penerima
informasi, meskipun dalam kamus hal itu tidak salah dn cukup jelas.
- Adanya
Persuasi Dalam Komunikasi
Seringkali manajer
harus merubah sikap, tingkah laku dan perbuatan dari orang-orangnya sesuai
dengan yang diinginkan, untuk itu dalam pelaksanaan komunikasi harus disertai
dengan persuasi.
HAMBATAN KOMUNIKASI
Ada
beberapa hambatan yang berpotensi memperlamabat atau menyimpangkan komunikasi
yang efektif
1. Penyaringan
Penyaringan
atau filtering merujuk pada upaya pengirim yang dengan sengaja memanipulasi
informasi sehingga akan menjadi lebih nyaman bagi penerima. Factor penenetu
utama dari penayringan adalah jumlah tingkataan dalam struktur suatu
organisasi. Semakin banyak tingkatan vertikat dalam organisasi
semakin banyak kesempatan terjadinya penyaringan.
2. Persepsi
selektif
Persepsi
selektif muncul karena dalam proses komunikasi baik penerima hanya melihat atau
mendengar pesan berdasarkan kebuthuhan, motivasi, pengalaman dan karakteristik
pribadi mereka yang lain. Ketika menerjemakhkan sandi dari pesan, penerima
memproyeksikan kepentingan dan harapan mereka ke dalam komunikasi.
3. Kelebihan
informasi
Ketika
informasi yang harus kita olah melebihi kapasitas pemrosesan, hasilnya adalah
kelebihan informasi (information overload). Apabila seseorang
memiliki informasi yang berlebih mereka cenderung untuk membuang, mengabaikan
atau melupakan informasi tersebut. Atau, mungkin mereka menunda untuk memproses
lebih lanjut hingga situasi berlebih itu berlalu.
4. Emosi
Emosi
yang tengah diterima penerima ketika menerima pesan akan memengaruhinya dalam
menerjemahkan pesan tersebut. Emosi seperti rasa girang atau depresi memliki
potensi yang dapat menghambat komunikasi yang efektif. Dalam keadaan seperti
itu kita cederung mengabaikan proses pemikiran rasional dan objektif kita serta
menggantinya dengan penilaian emosional.
5. Bahasa
Kata-kata
bisa memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Umur, pendidikan,
latar belakang kultural merupakan tiga variable utama yang memengaruhi bahasa
yang digunakan seseornag dan defines yang ia gunakan dalam kata-kata.
6. Kesulitan
Berkomunikasi
Manfaat Komunikasi
Dalam
komunikasi sangat dimungkinkan adanya hambatan . salah satu hambatan yang
ditimbulkan dari unsur manusia yang terlibat didalamnya karena persepsi yang
berbeda.
Tetapi apabila dapat menghilangkan hambatan atau setidaknya dapat memperkecil hambatan tersebut, maka kemungkinan komunikasi yang dilaksanakan akan menjadi lebih baik. apabila mampu melaksanakan komunikasi dengan baik, maka akan dapat mengambil manfaatnya.
Tetapi apabila dapat menghilangkan hambatan atau setidaknya dapat memperkecil hambatan tersebut, maka kemungkinan komunikasi yang dilaksanakan akan menjadi lebih baik. apabila mampu melaksanakan komunikasi dengan baik, maka akan dapat mengambil manfaatnya.
Manfaat komunikasi
adalah sebagai berikut:
-
Kelancaran
tugas-tugas lebih terjamin
-
Biaya
biaya dapat ditekan
-
Dapat
meningkatkan partisipasi
-
Pengawasan
dapat dilakukan dengan baik
SUMBER :
Purwanto,
Joko. 2006. Komunikasi Bisnis Edisi 3. Jakarta:Erlangga.
Robbins,
Stephen P. 2008. Perilaku Organisasi Edisi 12. Jakarta:Salemba Empat.
Siswanto,
H.B. 2005. Pengantar Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara
Tampubolon,
Manhan P. 2012. Perilaku Keorganisasian. Bogor:Ghalia Indonesia.
0 komentar:
Posting Komentar